As informações que circulam pelas empresas são muitas vezes perdidas ou não aproveitadas, ou muitas vezes, difíceis de serem encontradas. Até certa idade, as empresas conseguem controlar as informações com facilidade, encontrando-as quando é preciso. Ao crescer ou expandir, o volume de dados que circula na organização começa a aumentar, sendo impossível gerenciar manualmente. É preciso investir em sistemas especialistas para automatizar os processos e gerenciar a informação, ou implantar um sistema de gestão que “faz tudo”, muitas vezes comprometendo o orçamento da empresa e correndo o risco de ficar engessada, tendo que se adequar ao sistema.
Elencamos 10 sintomas que podem estar ocorrendo em seu ambiente de trabalho, que afetam a produtividade e o custo operacional:
- Não encontro as informações quando preciso – Muitas vezes você está no meio de uma negociação e precisa saber o estoque atualizado ou quanto possui no caixa;
- Tenho que digitar a mesma informação várias vezes em vários sistemas – Ao conquistar um novo cliente, você precisa cadastrá-lo em vários sistemas;
- Preciso imprimir relatórios de um sistema para cadastrar em outro – Todo mês você precisa imprimir relatórios financeiros e cadastrar ou enviar para seu contador cadastrar no sistema contábil;
- Preciso de mais gente só para fazer a digitação – Contratou uma pessoa só para lançar as notas fiscais;
- Tenho diversos sistemas na empresa, mas eles não se entendem – Investiu em um novo sistema especialista para seu negócio, mas ele não compartilha os dados com os outros sistemas presentes na empresa.
- Ocorrem muitos problemas devido aos erros de digitação – Nomes errados, dificuldade para encontrar informações, erros de pagamento, etc, geram problemas corriqueiros que afetam seu relacionamento com os clientes.
- Empresas de TI cobram uma fortuna para desenvolver integrações entre os sistemas – Você solicitou um orçamento de uma integração entre os sistemas, mas custa muito caro e vai demorar muito para ser feito;
- Tenho que imprimir documentos e enviar para os parceiros comerciais de forma manual – Você gasta boa parte do seu tempo imprimindo relatórios, notas fiscais, orçamentos, pedidos e enviando para os fornecedores e clientes.
- Vivo exportando e importando arquivos entre os sistemas – Precisa gerar um arquivo “.csv” em um sistema, trata-lo e convertê-lo para “.txt” e importar em outro sistema;
- Utilizo e-mail e telefone/fax para solicitar informações de fornecedores e clientes – Frequentemente você precisa de informações de clientes e fornecedores, tendo que mandar sempre o mesmo e-mail ou fazer a mesma ligação.
Esses sintomas ocorrem quando a empresa está crescendo e precisa automatizar os processos. Sistemas especialistas são implantados, mas muitas vezes são isolados, não se comunicam com o resto do ambiente. Para isso, é necessário utilizar a força de trabalho manual para “automatizar” os processos, que acabam se tornando repetitivos e propiciando erros, tomando tempo, diminuído a produtividade e aumentando custos. É hora de encontrar uma solução que elimine o retrabalho, economizando tempo e dinheiro para sua empresa.
Autores da Hub2b
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