“A qualidade de um produto ou serviço está diretamente ligada com a garantia de qualidade do processo usado para cria-lo ou executá-lo.” (JURAN, 1989)
Ao longo do tempo as empresas têm absorvido esta afirmação, e aliando-a com o avanço tecnológico, elas têm partido para a automatização de seus processos.
O momento ideal de automatização é quando as atividades de um processo se tornam repetitivas. As atividades estão bem definidas em cada processo, e é desta forma que o uso de softwares deve trazer benefícios para o negócio (e não causar problemas).
Utilizando-se de software, o empresário reúne dados sobre o dia a dia da empresa, podendo analisar e agir sobre os processos do negócio. É através de pequenas decisões baseadas nos dados recolhidos que o empresário gerencia a qualidade de seus produtos e serviços.
Algumas vezes o aplicativo de gestão automatiza um processo em estágio avançado, que já passou da fase em que o mesmo é executado na empresa. Isto ocorre pois o software já foi especializado com a experiência de outras empresas daquele mercado. Em outras vezes, o aplicativo pode ainda não estar preparado para automatizar um certo processo.
Neste caso, é preciso estudar o que vale mais a pena: redefinir o processo, ou adaptar o software para que ele possa gerenciar a evolução daquele conjunto de atividades. Esta decisão é extremamente complexa.
Em certos momentos, é interessante até mesmo considerar o uso de um software alternativo para a automatização daqueles processos não contemplados totalmente pelo software em implantação. A dica é que uma empresa busque utilizar softwares especialistas para automatizar seu negócio.
Inclusive, não apenas no gerenciamento de processos internos as empresas usam diferentes aplicativos. Muitas das empresas que já expandiram sua comercialização para a Internet (com E-Commerce), e até mesmo aquelas que automatizaram suas atividades de venda através de aplicativos para celular, entram no grupo de empresas que utilizam múltiplos softwares para gerenciamento e execução de seus processos.
Trabalho conjunto!
Neste grupo, ainda podemos incluir aquelas empresas que precisam se comunicar com stakeholders além do seu ambiente interno. Aquelas que fazem, em seus processos, o envio e recebimento de notas fiscais com outras empresas, o controle de contas a receber e pagar, incluindo controle bancário com extratos, o envio de documentos para a contabilidade, o rastreamento e notificação da entrega de produtos, e assim por diante. Todas estas atividades de troca de informações já podem ser automatizadas também!
A vantagem ao utilizar múltiplos aplicativos especialistas para a gestão é que a área de atuação de cada software é contemplada de melhor forma do que se fosse feita por um software generalista. A desvantagem diz respeito à complexidade de gerenciamento de um portfólio de aplicativos e a consolidação das informações extraídas destes softwares.
Entretanto já é possível, para pequenas e médias empresas, utilizar um aplicativo que faz o intermédio da comunicação e a troca de dados entre diferentes aplicativos, transferindo dados de um software para outro(s), bidirecionalmente, e até mesmo preenchendo bancos de dados que consolidam as informações destes softwares e que são utilizados por aplicativos de Inteligência de Negócios (Business Inteligence).
De qualquer forma, quando é momento de automatizar processos, é preciso buscar aquilo que melhor atende o negócio. E sobretudo, é preciso sempre pensar nos objetivos de longo prazo de cada negócio, alinhando com cada software expectativas, previsão de crescimento e escalabilidade.
Autores da Hub2b
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