Há algumas semanas tivemos a oportunidade de participar no projeto de pesquisa do Ademir (aluno da pós-graduação em Gerenciamento de Projetos da PUCPR). Este projeto acabou se tornando uma peça chave na organização dos processos da Hub2b.
O projeto em questão aborda uma perspectiva antes/depois da empresa com relação à melhoria de processos, incluindo análise e sugestão de atividades de processos baseada no Project Model Canvas, e também algumas sugestões baseadas na metodologia Ágil de desenvolvimento de software.
Após algumas entrevistas e discussões, foram feitas análises e reflexões, tanto da parte da Hub2b como da parte do pesquisador, e então criada uma perspectiva de como os processos estavam organizados (ou não) em determinado momento, que chamamos de “antes”. A partir deste marco, foram sugeridas pequenas mudanças e atividades a fim de melhorar a organização destes processos. Foi então definido um determinado momento para avaliar a prática destas atividades, criando uma perspectiva dos processos que chamamos de “depois”.
O Project Model Canvas (diferente do Business Canvas!), conforme o seu próprio autor, professor José Finocchio, “é uma metodologia robusta de gerenciamento de projetos, sem o preenchimento de inúmeros documentos e sem burocracia. Concentra-se no essencial, na alma do projeto”.
Aqui, apresentamos um quadro comparativo entre o antes e o depois, levantados pela empresa:
| Item | Antes | Depois |
| Gerência de Projeto | Não havia controle detalhado das tarefas executadas, como a descrição da atividade de desenvolvimento de parte de uma nova funcionalidade. Não havia controle sobre o tempo gasto em cada tarefa de desenvolvimento. Não havia cronograma com estimativa de data de término das tarefas de desenvolvimento. O planejamento dos projetos eram feitos utilizando-se de um documento de requisitos, onde o mesmo era utilizado posteriormente para projeto e guia do desenvolvimento das atividades. | É realizado controle a nível de atividade de desenvolvimento sendo executada, por funcionalidade e requisito, com estimativa de prazo e controle de tempo (em dias) das tarefas. Quanto ao planejamento do projeto, o processo se manteve. |
| Contato com o cliente | O contato com o cliente era realizado através de meios como o Skype e pessoalmente. Através do skype era descrito o requisito para posteriormente ser analisado e projetado como funcionalidade.Em alguns casos a entrevista pessoal era utilizada para firmar requisitos e esclarecer dúvidas. | O processo se manteve o mesmo. |
| Lições aprendidas | Não havia um processo de aprendizado definido. | As lições aprendidas ocorrem conforme o processo se desenvolve e amadurece, após ser organizado e incluir discussões, mesmo que esporádicas. |
| Entregas | Havia definição de produtos de entrega, mas sem um prazo definido. A entrega não era agendada previamente com o cliente. | A definição de produtos de entrega se mantém, mas com prazo estimado. Existe um agendamento de poucos dias prévios à realização da entrega. |
| Documentação | Havia levantamento de requisitos, análise de requisitos, projeto das funcionalidades, e documentação de uso das funcionalidades. Documentações de código fonte eram realizadas através de repositório online e comentários no código-fonte. | O processo se manteve o mesmo. |
Percebemos que houve um amadurecimento dos processos internos, bem como uma melhoria do controle e do gerenciamento das atividades realizadas no dia a dia. Quanto aos resultados, resumidamente percebemos que:
- Com o Project Model Canvas, foi possível deixar claro o termo de abertura do projeto, objetivos, benefícios, requisitos esperados;
- Criamos visão sobre nosso custo;
- Criamos visão sobre nossa carga de trabalho;
- Clareamos nossa visão sobre alguns objetivos e metas de projetos que haviam ficado subentendidos, além de dar visibilidade ao projeto em seu total;
- Criamos uma visão relativa à análise de desempenho das atividades;
- Amadurecemos nossos controles, o que trouxe mais clareza e segurança sobre as nossas tarefas diárias, além de melhorar nosso aprendizado;
Assim, concluímos que participar do projeto de pesquisa foi de muita utilidade e ganhos para a empresa, pois é através da melhoria de processos que a empresa deve crescer organizada e sem o caos encontrado na grande maioria das empresas de software.
Autores da Hub2b
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